Bid Office Manager
Johannesburg · På plats
Anbudskontor (Sälj & Kommersiellt)
Tillsvidare · Heltid
Publicerad 24 jul 2026
White Pearl Technology Group söker en Bid Office Manager baserad i Johannesburg, Sydafrika. Du äger hela anbudslivscykeln, från kvalificering av en möjlighet till slutlig inlämning och tryck. Du driver en disciplinerad, upprepbar process över många anbud samtidigt, samordnar varje bidragsgivare för att leverera kvalitetsarbete i tid, och tillämpar rigorös kvalitetssäkring så att färdiga anbudspaket inte innehåller några utelämnanden, fel eller icke-efterlevande innehåll. Detta är en högtrycks- och deadlinekritisk roll för någon som trivs med ordning, ansvarstagande och excellens, och som slutför uppdraget snarare än stannar vid nio-till-fem.
Visa fullständig beskrivning
Anbudsprocess & styrning
- Samordna inhämtningen av relevanta anbud så att ingen relevant möjlighet som annonseras på upphandlingsportaler eller kund-/målsidor missas.
- Äg och förbättra löpande bolagets anbudsmetodik, process, mallar, leveransgrindar och dokumentstandarder (t.ex. Shipley/APMP-anpassade).
- Hantera hela anbudslivscykeln: identifiering, bid/no-bid-kvalificering, uppstart, innehållsutveckling, granskningar, godkännanden, inlämning och återkoppling efter inlämning.
- Upprätthåll en anbudskalender och pipeline och följ alla aktuella möjligheter, deadlines, beroenden och inlämningskrav.
- Genomför strukturerade granskningsgrindar (innehåll, kommersiellt och slutligt godkännande) innan något anbud slutförs.
Samordning & intressenthantering
- Samordna flera anbud och deras processer samtidigt utan att kompromissa med kvaliteten.
- Informera och samordna alla bidragsgivare, tekniska, lösningar, sälj, juridik, ekonomi och ledningssponsorer, kring roller, ansvar och deadlines.
- Driv bidragsgivare att leverera i tid och enligt standard, eskalera risker tidigt och hantera dem till lösning.
- Var den enda samordningspunkten och det lugna navet i varje anbud, särskilt när deadlines närmar sig.
Kvalitetssäkring & efterlevnad
- Utför noggrann kvalitetssäkring och efterlevnadskontroll innan något anbud går till tryck, och säkerställ noll utelämnanden och ingen felaktig information.
- Bygg och underhåll en efterlevnadsmatris för varje upphandling och bekräfta att varje obligatoriskt krav, returhandling och dokument hanteras.
- Verifiera riktighet och fullständighet i alla returhandlingar, inklusive SBD-blanketter (t.ex. SBD 1, 3.1, 4, 6.1, 6.2, 8, 9), CSD-registrering, giltig SARS-skattestatus, B-BBEE-certifikat, bolagsregistreringshandlingar, deklarationer och prisscheman.
- Säkerställ konsekvens i prissättning, versionshantering, varumärke, formatering, paginering och namngivning i hela anbudspaketet.
- Genomför slutligt godkännande före tryck och hantera överlämning till tryckavdelningen, och bekräfta att specifikationer, sortering, kopior och bindning stämmer med upphandlingsinstruktionerna.
Hantering av inlämning
- Hantera inlämningslogistik för fysiska och elektroniska kanaler (t.ex. National Treasurys eTender-portal, kunders e-upphandlingssystem, bud eller personlig leverans) och uppfyll krav på deadline, format och leverans exakt.
- Upprätthåll ett fullständigt verifieringsspår och en huvudakt för varje inlämning.
Team & ständiga förbättringar
- Samordna, utveckla och kvalitetssäkra anbudsteamets och bidragsgivarnas arbete.
- Fånga upp lärdomar och vinst/förlust-återkoppling och för in dessa i förbättringar av process och mallar.
- Upprätthåll ett innehållsbibliotek/en svarsbank med återanvändbart, godkänt anbudsinnehåll.
- Rapportera om anbudspipeline, vinstfrekvens och teamets prestation till ledningen.
Minimikrav
- Relevant eftergymnasial utbildning (t.ex. projektledning) eller motsvarande praktisk erfarenhet.
- 3+ års erfarenhet av anbuds-/offert-/upphandlingshantering, helst inom IKT, teknik eller relaterade tjänster.
- Dokumenterad erfarenhet av att hantera flera samtidiga anbud under snäva deadlines.
- God kännedom om sydafrikansk upphandling inom offentlig och privat sektor, inklusive SCM-processer, SBD-blanketter, CSD, B-BBEE och skatteefterlevnad.
- Påvisbar erfarenhet av att genomföra kvalitets- och efterlevnadskontroller på komplexa anbudsdokument.
- Utmärkt engelska i tal och skrift, med exceptionell noggrannhet.
- Avancerade MS Office-kunskaper (Word, Excel, PowerPoint) och vana vid dokumenthantering och samarbetsverktyg.
Meriterande
- APMP-certifiering (Foundation/Practitioner) eller Shipley-utbildning.
- Erfarenhet av anbuds-/offert- eller CRM-programvara (t.ex. verktyg för offertautomation, SharePoint).
- Kunskap om IKT-lösningar, tjänster och kommersiella modeller.
Kompetenser & personliga egenskaper
- Arbetar exceptionellt bra under press och behåller lugnet vid deadline.
- Noggrann in i minsta detalj och betraktar ett enda utelämnande som oacceptabelt.
- Enastående förmåga att organisera, planera och prioritera mellan konkurrerande krav.
- Naturlig samordnare som kan påverka och hålla bidragsgivare ansvariga utan formell befogenhet.
- Processdriven och kvalitetsbesatt, med ett tankesätt präglat av ständiga förbättringar.
- Tydlig, bestämd kommunikatör och trygg intressenthanterare upp till ledningsnivå.
- Högt ägarskap, pålitlighet och integritet.
För att ansöka, mejla ditt CV till stephen.thorne@whitepearltech.com.